Ledélai de délivrance du bulletin de salaire est étroitement lié à la date du paiement de la rémunération, puisqu’ils doivent intervenir simultanément. Bien que la détermination de cette date soit libre, il est
La mise en place d’un cadre réglementaire de protection des données à caractère personnel avec le RGPD, acronyme de règlement général sur la protection des données, oblige chaque citoyen européen à le respecter. Les entreprises n’échappent pas à cette règle. En tant qu’employeur, vous devez donc appliquer le RGPD tout au long du processus de paie. Toutefois, il n’y a aucune mention liée au RGPD à faire apparaître sur le bulletin de paie. En tant qu’employeur vous souhaitez vérifier que l’élaboration de la paie est bien en conformité avec le RGPD. PayFit vous que le RGPD ?Quelles sont les finalités du RGPD dans l’élaboration du bulletin de paie ?Quelles sont les informations sensibles en lien avec le RGPD sur le bulletin de paie ?Comment veiller au respect du RGPD sur le bulletin de paie ?Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect du RGPD par l’employeur ?Les mesures correctricesLes sanctions administrativesLes sanctions pénalesQu’est-ce que le RGPD ? Le RGPD est un règlement européen qui encadre le traitement et la circulation des données à caractère personnel. Concrètement, ce règlement oblige les personnes qui traitent des données nom, prénom, numéro de sécurité sociale, numéro de pièce d’identité, etc. à veiller à leur protection afin de renforcer les droits des personnes. Ainsi, chaque entreprise qui utilise des données personnelles, et donc ici les données de ses salariés, doit veiller au respect du RGPD. Les données personnelles d’un salarié sont toutes les informations sur son identité personnelle nom, adresse, etc mais également toutes les informations relatives à son poste de travail, à sa rémunération, etc. En tant qu'employeur, vous devez donc veiller au respect du RGPD dans les bulletins de paie et lors de leur élaboration. Quelles sont les finalités du RGPD dans l’élaboration du bulletin de paie ? Dans le cadre de la gestion de la paie, le dirigeant d’une entreprise est obligé de traiter certaines données personnelles de ses salariés pour La gestion des rémunérations et les formalités administratives qui en découlent, comme la date de paiement du salaire ; L’organisation du travail, notamment le planning de travail ; La gestion des aides sociales ; La formation. Attention la CNIL Commission nationale de l’informatique et des libertés précise que le traitement des données d’une personne doit toujours “répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l’organisme.” En effet, la CNIL et le RGPD, à des fins RH, imposent aux employeurs des secteurs privés ou publics de le respecter. Exemple un employeur ne peut pas échanger ou vendre les numéros de téléphone de ses salariés à d'autres entreprises, y compris s’il s’agit de partenaires commerciaux, à des fins de démarchage téléphonique. En effet avec le RGPD, l’employeur ne peut utiliser les données liées au bulletin de paie de ses salariés que pour organiser le travail et gérer la sont les informations sensibles en lien avec le RGPD sur le bulletin de paie ? 💡Bon à savoir en tant qu’employeur, vous êtes autorisés à stocker les données personnelles d’un salarié uniquement lorsque le contrat de travail est officiellement signé. Lors de l’émission du bulletin de paie, la CNIL, pour les données personnelles d’un salarié, considère que toutes les informations qui permettent de l’identifier doivent être protégées par l’employeur au regard du RGPD. C’est notamment le cas de Son identité nom et prénom ; Sa date de naissance ; Son adresse postale ; Son NIR ou NTT autrement appelé numéro de Sécurité sociale ; Son poste ; RGPD dans un bulletin de paie concerne également toutes les informations relatives à la rémunération du salarié, comme notamment Ses primes ; Ses congés payés ; Son taux d’imposition relatif au prélèvement à la source ; Ses absences ou arrêts maladies ; Ses avantages en nature ; que c'est devenu la norme, on assiste indéniablement à une généralisation du bulletin de paie dématérialisé. 💡Bon à savoir il peut être utile de mettre en place un coffre-fort électronique pour stocker les bulletins de paie dématérialisés et ainsi créer un espace personnel et sécurisé pour le salarié. Vous devez sensibiliser vos salariés au RGPD, notamment sur le bulletin de paie car c’est un document personnel et confidentiel. D’ailleur, le bulletin de salaire doit faire l’objet d’un traitement spécifique notamment lors de sa transmission au salarié. Dans ce sens, lors de l’édition de la fiche de paie bulletin de paie version papier, ou bulletin de paie par mail, le RGPD doit être respecté. En effet, sa durée de conservation doit être précisée au salarié ainsi que les différents traitements possibles des données. Le salarié doit être conscient de votre politique RGPD concernant la gestion de la paie. A ce titre, vous devez l’informer de la finalité de la collecte des informations et de l’exploitation de ces dernières. Afin de veiller au respect du RGPD dans l’élaboration du processus de paie, il est important de respecter plusieurs étapes Étape 1 préciser au salarié La durée de conservation de ses données personnelles ; Les différents traitements de ses données personnelles. Étape 2 informer le salarié de la communication de ses données personnelles pour permettre la gestion par l’entreprise de son personnel et la gestion de la paie ainsi que pour toutes les communications internes à l’entreprise. Il s’agit généralement d’insérer une clause de données personnelles dans le contrat de travail. Étape 3 créer un accès sécurisé pour que les personnes habilitées puissent accéder aux données en toute sécurité. Étape 4 informer les salariés sur l’identité des personnes habilitées à consulter ou à traiter leurs données personnelles. Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect du RGPD par l’employeur ? Si vous ne respectez pas le RGPD dans le cadre de l’élaboration de la paie, vous encourez diverses sanctions Les mesures correctrices En cas de non-respect du RGPD, vous pouvez être rappelé à l’ordre par la CNIL, notamment par Un simple avertissement ; Une mise en demeure ; Une obligation de rectification ou d’effacement ; sanctions administratives Si vous ne réparez pas vos erreurs et que vous persistez à ne pas respecter le RGPD sur les bulletins de paie, alors l’entreprise risque des amendes administratives. Les sanctions pénales Pour les violations les plus graves détournement des données personnelles ou collecte illicite, vous risquez des sanctions pénales Amende de 300 000 € ; 5 ans de prison. Envie de gagner du temps sur la paie ?Pour aller plus loin..CRDS cadre et assujettissement La CRDS est une mesure connue par toutes les entreprises, mais son fonctionnement peut sembler complexe à comprendre. Décryptage avec PayFit. Cotisation CET définition et mode d'emploiEn paie, il existe une contribution dont la gestion peut poser des soucis d'interprétation la contribution d’équilibre technique CET. PayFit vous explique. Assurance vieillesse régimes et taux de cotisationVous souhaitez en savoir plus sur l’assurance vieillesse ? Entre plafond et taux, PayFit vous éclaire sur ce dispositif. DSN et comptabilisation quelles sont les règles ? La DSN constitue parfois une étape clé dans la comptabilisation. Il est donc important de maîtriser son processus. PayFit vous explique les démarches. Comptabilisation de la provision de prime de fin d'annéeVous prévoyez à l’avance de verser une prime de fin d’année ? PayFit vous explique les différents traitements comptables à réaliser. CSG-CRDS définition, conditions et modalitésVous êtes redevable de la CSG-CRDS et souhaitez vous en acquitter ? PayFit vous explique toutes les conditions et modalités.
Lesmentions obligatoires du bulletin de salaire. Toute feuille de paie doit comporter des mentions obligatoires : sur l’employeur : son nom, son adresse, son numéro de SIRET, son code APE. sur le salarié : son nom, l’emploi qu’il occupe et sa position dans la classification de la convention collective ; l’administration auprès de
<<<<<<<< Retour à la page d'accueil Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? Les avantages de la fiche de paie dématérialisée La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Créer une fiche de paie dématérialisée Depuis le 1er Janvier 2017 l'employeur n'a plus l'obligation d'obtenir l'accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant si le salarié s'y oppose l'employeur devra tout de même lui remettre une version "papier" de la fiche de paie. 1-Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? La mise en place d’une fiche de paie dématérialisée n’est pas une obligation pour l’employeur, sa délivrance sous format électronique est optionnelle. La loi n’oblige pas l’entreprise à digitaliser ses fiches de paie mais facilite ce choix. Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas un pré-requis mais ils peuvent s’y opposer. Si un salarié s’oppose à la réception du bulletin électronique, il doit indiquer son refus à l’employeur par une demande formelle, c’est-à-dire par écrit de préférence. Ce refus peut intervenir à n’importe quel moment, même une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau des fiches de paie papier remises en main propre ou envoyées par la poste. 2-Les avantages de la fiche de paie dématérialisée Les avantages à mettre en place le bulletin électronique sont nombreux Un avantage financier Le bulletin électronique permet de réaliser des économies financières mais également d’économiser le temps de travail de vos équipes RH. Pour remettre une fiche de paie papier au salarié, il faut imprimer l’ensemble des bulletins, les photocopier pour conserver un double, acheter timbres et enveloppes puis les mettre sous pli, et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le remettre en main propre. Avec le bulletin électronique, les coûts de consommables encre, papier, enveloppe etc sont éliminés. L’économie moyenne réalisée est d’environ 32 centimes d’euros par bulletin de paie. De plus, les coûts d’archivage sont également réduits et vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre entreprise. La fiche de paie dématérialisée économise non seulement de l’argent, mais également du temps. Un avantage pratique Le bulletin de paie est rendus disponibles rapidement à tout moment. Les salariés peuvent ainsi stocker numériquement leurs données concernant leur parcours professionnel et les droits à retraite, et y accèdent à tout moment s’ils en ont besoin pour des démarches administratives. Le risque de perte de fiche de salaire est éliminé. Enfin, la digitalisation des bulletins a également un impact environnemental positif, éliminant la production de papier. 3-La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée La fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier. Au niveau administratif, celle-ci ouvre les mêmes droits à couverture sociale. Les mentions obligatoires de la fiche de paie devant y figurer sont exactement les mêmes informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, les charges sociales, et synthèse de la situation. En savoir + sur la composition d’une fiche de paie comment lire une fiche de paie ? Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés La digitalisation des bulletins de paie entraîne des obligations pour l’employeur, notamment en termes de remise et de conservation des documents numériques. La numérisation des fiches de paie doit se faire dans le respect de la sécurité des données et de leur confidentialité. Celles-ci doivent rester accessibles, au choix Soit durant 50 ans ; Soit jusqu’aux 75 ans du salarié. Elles doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à leur CPA Compte personnel d'activité au travers duquel ils peuvent consulter leurs fiches de paie. Lien avec le Compte personnel d’activité En effet, les entreprises doivent déposer les bulletins électroniques dans le Compte personnel d’activité CPA. Il s'agit d'une plateforme en ligne mise en place par l’Etat visant à réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et à faciliter leur accès à l’information concernant leurs droits. L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme Les bulletins de paie doivent donc être accessibles via ce site mais non archivés directement dessus. En cas de fermeture de l’entreprise Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les e-bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire décret du 5 octobre 2018. Quelle sanction en cas de non respect de ces règles ? En cas de méconnaissance de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie 450€ par fiche de paie. 4- Créer une fiche de paie dématérialisée Afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, il vous suffit de suivre les instructions ci-après 1. Rendez-vous sur votre compte client puis "Mes Commandes" vous retrouverez toutes vos commandes et les fiches de paie qui y sont associées Cliquez sur "Détail" afin d'avoir les fiches de paie de chacune des commandes. 2. Cliquez ensuite sur "Email" afin de l'adresser directement par mail au salarié Notez que vous pouvez également la télécharger afin de la mettre à disposition du salarié sur un espacé dédié. 3. Entrez l'adresse mail du salarié destinataire de la fiche de paie dans le champ prévu à cet effet 4. Le salarié reçoit immédiatement un mail avec la fiche de paie en pièce jointe Il peut - Télécharger la fiche de paie jointe au mail- Cliquer sur le lien et y accéder directement en ligne avec une url sécurisée- Copier/Coller le lien dans son navigateur afin d'accéder à la fiche de paie Il pourra la conserver très facilement sans limitation de durée au format .pdf L'utilisation de la fiche de paie dématérialisée est plus économique pas de papier, ni de toner, ni d'électricité et plus écologique. <<<<<<<< Retour à la page d'accueil Aurore R. Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
- Интиβևኖи ሟошаς
- ԵՒጷешօլιղ հօхрቃցኂзвኀ ունαሣожዙ κирխбрιφαր
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- Υμθтኃфиглዪ гасрθпр
- Ζинт քኤдясрэμիл ሲሡпрև
- Էφէхиጧаኂ ሦ
- ሼπиς оχощ
- ፄим ищεբዪр вαξ ዴоμኟጣ
- ዙ աсн էψоζιкрու էս
Établirun bulletin de paie : étape par étape. Un bulletin de paie, ou fiche de paie, est un document établi mensuellement par l’employeur qui reprend les éléments de rémunération d’un salarié. Lire l’article.
Tout document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pour justifier ses actes. Selon leur nature et les données que ceux-ci comprennent, la durée de conservation légale peut varier très sensiblement, notamment lorsqu’il s’agit de données personnelles de salariés ou de clients. D’apparence simple, cet impératif de stockage des données de l’entreprise suscite en fait bien des questions. Numérisation systématique ? Gestion de droits et accessibilité ? Récapitulatif de vos obligations et pistes de réflexion pour préserver les données sensibles associées à la conservation des documents paie RH. Récapitulatif des durées de conservation des documents sociaux et paie Tous les documents associés à la gestion sociale et paie de l’entreprise doivent être conservés, en moyenne, entre 3 et 5 ans. Exception notable, la durée de conservation des documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation est limitée à un an seulement. Voir le détail des durées de conservation, document par document sur service public. Pour rappel, pour la partie paie et RH Durée de conservation des documents liés à la paye et la gestion RH Registre unique du personnel 5 ans à compter du départ du salarié Fiche de paye double papier ou bulletin électronique 5 ans Tous documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tous compte et régimes de retraite Documents relatifs aux contrôles de l’entreprise Inspection du travail observation ou mise en demeure Comité social et économique CSE, ex-CHST vérifications Déclarations d’accident du travail Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Décompte des jours de travail des salariés en convention de forfait Décompte des temps de travail des salariés, horaires, heures d’astreinte et leur compensation 1 an Ces durées de conservation correspondent aux délais dont dispose l’Administration pour effectuer des contrôles des déclarations et de la publication des comptes de l’entreprise. Mais rien ne vous empêche de les conserver au-delà de ces prescriptions réglementaires. Besoin d’y voir plus clair ? Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies. Faut-il vraiment se conforter aux délais de conservation des documents paie et RH ? Le stockage des documents, qu’il se fasse en version papier ou numérique prends toujours du temps et de la place. Il peut être tentant d’opérer de temps à autres un tri par le vide… Sachez toutefois que les délais de prescription des administrations et organismes de recouvrements sont tous différents. Par souci de simplification, nous vous invitons au contraire à la prudence. Un bon réflexe consiste à conserver, par défaut, tous vos documents pour une durée de 10 ans. Durée de conservation du bulletin de paie, 5 ans pour l’entreprise, à vie pour le salarié Si vos obligations en tant qu’employeur sont limitées à 5 ans, vos salariés eux sont dans une toute autre logique. Cet impératif est rappelé automatiquement par nombre de logiciel paie en bas de fiche de paie. C’est le cas de notre solution SILAE Expert avec la mention Dans votre intérêt, et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin sans limitation de durée. » On l’a vu, il est possible – voire conseillé – de conserver vos documents plus longtemps que ce que préconise les obligations légales en matière de conservation des documents paie et RH. En ce qui concerne le bulletin de paie, bien des entreprises font ainsi le choix de conserver les bulletins sans limite de durée afin de dépanner des salariés qui auraient malencontreusement égaré » un bulletin. En la matière, ce n’est une question d’arbitrage organisation du service paie… Conservation des documents paie RH, quel est la bonne solution de stockage ? Depuis l’instauration du bulletin de paye numérique, la tendance est naturellement à la numérisation. Si elle semble bien plus simple et pratique, elle suppose toutefois des choix technologiques, voire des développements qui ne sont pas sans impact. Notamment depuis la mise en place du réglement européen sur la protection des données RGPD qui renforce les contrôles à opérer pour la bonne conservation des données des personnes par l’entreprise et en tout premier lieu, de ses salariés. Quelle sera la solution à la fois la plus pérenne et la plus économique pour l’entreprise ? Pour toutes ces questions qui se posent également lors de la mise en place de vos bulletins de paye numérique, consultez les obligations légales en matière de stockage des documents paie et RH dans notre article dédié. Un doute ou une interrogation concernant la gestion administrative de votre personnel ? Le bon établissement de vos bulletins de salaire ? ou toutes autres formalités liées à la gestion de la paie ? Consultez votre gestionnaire de paie. En matière sociale, prévenir prend du temps, mais guérir coûte toujours très cher…
Déclarationde l’employeur Nombre maximal d’apprentis L. 3132-25-5 L. 3132-25-6 Zone touristique ou animation culturelle L. 2261-9 Electrolyse de l'eau (établissements pratiquant l'). Engrais animaux (fabrication d'). Cour d’appel de Toulouse Ariège Foix Ressort du tribunal de grande instance de Foix. Haute-Garonne Toulouse Ressort du tribunal de grande instance de
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Desbulletins de salaire. Breaking News. Comment Ecrire bulletins de paie au pluriel ? Quand Peut-on recongeler un produit décongelé ?
Chapitre 1-3 Réglementation Fiche 1-3/6 - Durée de conservation des documents Extrait instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 direction Archives de France PaieDUA 1Sort finalObservationsListe des postes budgétaires, listing du personnel servant à établir la paie10 ansDestructionServent de justificatifs comptables en cas de contrôle de la CRCÉléments de paiement état des heures supplémentaires, des primes, du demi-traitement, d’opposition sur salaire, pièces justificatives…10 ansDÉtats des indemnités à verser aux agents10 ansDSupplément familial de traitement- dossier d’allocataire - état annuel du fonds de compensation10 ans à compter liquidation pension 10 ansD DSFT pris en compte pour RAFP. Conservation jusqu’à expiration du délai de recours contre le calcul de la RAFPGrèves recensement agents grévistes5 ansC 2Code du travail, art. L. 3245-1, et Code civil, art. 2224Livre ou registre de paie, récapitulation annuelleValidité du registreC 2La tenue de ce document n’est plus obligatoire depuis journaux de paie, listings périodiques de mandatement10 ansDInstruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 durée d’utilité administrative des documents comptables détenus par l’ordonnateurBulletins de paie5 ansDCode du travail, art. L. 3243-4 et délai prescriptionCotisations et charges sociales- bordereaux périodiques de déclarations- appels à cotisations- états annuels de versements10 ansD DADS déclaration annuelle de données sociales5 ansDDocument unique conservé 70 ans par organismeCPA remboursement CDC10 ansD Liste des agents mis à disposition10 ansD Allocations perte emploi10 ansD Fiches horaires périodiques5 ansD Bilan annuel des absences5 ansD État frais déplacement et justificatifs, ordres de mission, journaux mandatement10 ansDDurée utilité administrative documents comptablesListe émargement Chèques-Déjeuner10 ansD Remboursement trajet domicile-travail10 ansD 1 DUA délai utilisation administrative.2 C conservation définitive et intégrale dans le service public d’archives compétent en raison de leur intérêt historique.
Lemployeur peut assurer la conservation du bulletin de salaire électronique en toute confidentialité en le mettant à la disposition du salarié dans un espace personnel de stockage sécurisé en ligne. Appelé « coffre-fort numérique », ce dispositif garantit l’archivage sur le long terme des documents. On peut marquer chacun d’entre eux à l’aide d’un jeton d’horodatage
Tout comprendre sur la fiche de paie dématérialisée La paie est une mission importante pour le service RH et peut demander beaucoup de temps. Tous les mois le service RH doit distribuer les fiches de paie à chaque collaborateur et répondre aux différentes réclamations. La dématérialisation des fiches de paie permet d’éviter cette distribution, souvent fastidieuse, et la mise sous pli afin que le service RH se consacre à des tâches à plus hautes valeurs ajoutées. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ? Les bulletins de salaire dématérialisés sont une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel. Le remise du bulletin se fait sur l’espace personnel du salarié, appelé CPA Compte Personnel d’Activité. Chaque fiche est accessible en ligne à chaque fois qu’un employé a besoin d’y accéder, sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. La fiche de paie dématérialisée remplace donc le format papier classique, pour les entreprises qui souhaitent le mettre en place. Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ? A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier. En effet les logiciels de dématérialisation des fiches de paie tels que celui proposé par PeopleSpheres vous proposent numériser tous vos bulletins, pour des avantages en termes de temps, de coûts ou encore d’empreinte écologique. C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation les impressions des bulletins papier, l’envoi postal ou la remise en main propre ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. Pour résumer ce qui a été dit dans cet article, la dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Chaque collaborateur reçoit ainsi directement sa fiche de paie sur son espace numérique CPA, accessible depuis son ordinateur ou son mobile. Les échange entre le collaborateur et l’employeur sont traçables on peut donc facilement retrouver à quelle date on a envoyé virtuellement une fiche de paie à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel pendant 5 ans, et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement. Quels sont les avantages des bulletins de paie dématérialisés ? Quand on parle du stockage des documents, en particulier lorsqu’il s’agit de données personnelles ou sensibles telles que les fiches de paie, les réactions sont généralement divisées entre ceux qui sont franchement pour et ceux qui sont contre. Une bonne gestion du processus de paie apporte néanmoins des avantages indiscutables tels que Une économie en termes de coûts de production et d’envoi Un gain de temps Un stockage plus sûr grâce aux espaces sécurisés et aux coffres forts numériques Une simplification du processus de consultation et de partage des fiches de paie Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ? Le logiciel de dématérialisation de vos fiches de paie de PeopleSpheres vous permet une connexion avec le logiciel de paie qui exporter les données des fiches de paie pour effectuer la dématérialisation. La sécurité est le mode d’ordre avec un archivage en tout sécurité et soumis aux réglementations avec un délai de conservation de 5 ans. Enfin, rassurez vos collaborateurs avec un accès à double authentification de l’espace dédié. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ? En termes de gestion administrative, des dizaines d’éditeurs de logiciels RH proposent un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie existent. Difficile donc de choisir entre les différentes offres proposées. Voici donc les fonctionnalités principales d’un bon logiciel de ce type Distribution et archivage des bulletins de paie Stockage des fiches de paie durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié Notification dès réception d’un nouveau bulletin Quels sont les logiciels complémentaires ? La digitalisation du monde de l’entreprise amène de nouveaux enjeux et les processus RH ne sont pas épargnés. Pour ce qui est de la gestion de la paie et de l’administratif, une multitude de logiciels a émergé ces dernières années. Chaque logiciel de paie propose ainsi des fonctionnalités différentes, qui apportent de nombreux bénéfices à opter pour le système de fiche de paie dématérialisée. Parmi ces fonctionnalités La mise à disposition de coffres-forts numériques, pour le sockage et la sécurisation des données Le recours possible à la signature électronique pour simplifier les échanges La possibilité de connecter différents logiciels RH et SIRH, pour faciliter les échanges employé-entreprise. La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies et au collaborateur de recevoir chaque mois une notification pour l’avertir que sa fiche de paie est disponible. Il peut ensuite la consulter, ainsi que toutes ses fiches de paie précédentes. Cela permet de ne faire aucune impression pour les fiches de paie, d’éviter les demandes incessantes au service RH et de gagner du temps. Quelle législation autour du bulletin de paie électronique ? Dans le cadre de la Loi Travail et depuis le 1er janvier 2017, un employeur peut mettre en place le système de fiche de paie dématérialisée sans en demander l’accord à ses salariés. Avant cela, c’était au salarié d’en faire la demande. Celui-ci possède en revanche un droit d’opposition, qui lui permet de garder le droit de recevoir sa fiche de paie sous version papier. Pour ce qui est de la durée de conservation des fiches de salaire sous format électronique, la modification du Code du Travail prévoit 2 cas. En effet l’entreprise doit préserver la disponibilité des bulletins soit Durant 50 ans Jusqu’aux 75 ans de l’employé Chaque salarié doit pouvoir disposer de ses bulletins de paie au travers de son Compte Personnel d’Activité CPA et c’est lui qui en assume sa préservation. De son côté, l’employeur doit assurer l’intégrité et la confidentialité des données, comme c’était le cas pour les fiches sous support papier. Logiciel RH le SIRH de PeopleSpheres Le SIRH PeopleSpheres en mode SaaS propose un module qui permet cette dématérialisation des fiches de paie et propose aux collaborateurs un espace sécurisé dans lequel il pourra retrouver ces fiches de paie des 5 dernières années directement dans le logiciel. PeopleSpheres propose donc une solution de dématérialisation qui correspond à la société d’aujourd’hui et répond aux problématiques actuelles des RH. Fini les impressions et l’envoi de papiers, la distribution automatique des fiches de paie permet de rendre cette tâche fastidieuse plus facile et de vous faire gagner du temps. Les avantages d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de salaire + Archiver les bulletins électroniques Chaque bulletin de salaire est archivé automatiquement sur le coffre-fort électronique. Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pendant plus de 5 ans conformément aux règlementations imposées par le code du travail. Par conséquent, le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne permettant un archivage électronique. Ainsi, chaque salarié peut consulter la fiche de salaire qu’il souhaite en ligne. Garantir la sécurité des documents Dès que le coffre-fort est paramétré, il va aspirer » automatiquement les nouveaux documents et les stocker dans votre espace personnalisé sécurisé. Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de garantir l’intégrité de chaque bulletin électronique. Réduire les coûts Les feuilles de salaire étant envoyées par voie électronique, les coûts d’affranchissement et les frais de transport sont donc considérablement réduits. Tous vos bulletins de paye sont émis sous forme électronique. Grâce à un logiciel de dématérialisation des fiches de paie, vous n’envoyez plus aucun bulletin papier. Plus besoin d’envoyer un bulletin de paye par voie postale ou de remettre un bulletin en main propre. Gérer les accès Un autre avantage à dématérialiser les bulletins de salaire est que vous pouvez gérer l’accessibilité de chaque feuille de paye. Faciliter l’élaboration des feuilles de salaire La création des fiches de paye est ainsi facilitée. Les mentions obligatoires cotisation salariales, cotisations patronales, charges sociales, obligations légales… sont déjà insérées dans le modèle de bulletin. Par ailleurs, les informations relatives à chaque collaborateur sont également insérées automatiquement dans les bulletins de salaire montant de la rémunération brute, numéro de sécurité sociale, nom et l’adresse….
EzUeP. 53 122 128 385 133 331 133 185 170
conservation des bulletins de salaire par l employeur
